社内ルールを整えてChatGPTを全社導入、書類作成の時間を短縮
一部の社員が個人アカウントでChatGPTを使い始めているケース。利用ルールの策定から法人プランの導入、職種別の研修、社内テンプレート集の作成までを支援します。
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
週1回以上の利用率
現状
約15%
想定
約70%
書類作成の時間
現状
1件40分
想定
1件25分
社内テンプレート
現状
なし
想定
30種類
Background
想定する状況
D社は岐阜県で公共工事と民間の住宅・店舗工事を手がける建設会社です。現場監督・事務・営業がそれぞれ書類作成に多くの時間を使っており、特に日報や安全書類、お客様への説明文の作成が負担になっています。
そんな中、若手社員を中心に個人のアカウントでChatGPTを使う人が増えています。便利さは感じつつも、図面や見積の情報を入力してよいのか判断できず、経営陣としては「禁止すべきか、正式に使うべきか」迷っている状態です。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
情報漏えいへの不安
個人アカウントでの利用が広がり、お客様の情報や見積金額が入力されていないか、会社として把握できていません。
Issue 2
使う人と使わない人の差
若手は積極的に使う一方、ベテランの現場監督はほとんど触ったことがなく、社内での活用度に大きな差があります。
Issue 3
書類作成の負担
日報・安全書類・近隣への工事案内・お客様への説明文など、文章を書く業務が多く、現場監督は帰社後に書類をまとめる日が続いています。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
利用実態の把握とルールづくり
アンケートで現状を把握したうえで、現場で守れるシンプルなルールを作ります。
- 全社員アンケートで利用状況と困りごとを調査
- 入力してよい情報・いけない情報を一覧化したガイドラインを策定
- 個人アカウントでの業務利用をやめ、法人プランへ一本化
- 2
2ヶ月目
法人プランの導入
会社として管理できる環境を用意し、全社員が使える状態にします。
- ChatGPTの法人プランを導入し、全社員のアカウントを発行
- 入力データが学習に使われない設定を確認
- 管理者が利用状況を確認できるよう設定
- 3
3〜4ヶ月目
職種別の研修と定着支援
実際の業務を題材にした研修で、「明日から使える」状態を目指します。
- 現場監督・事務・営業の職種別に研修を実施
- よく使う依頼文をテンプレート集として共有
- 月1回の相談会で、使い方の質問や新しい活用例を共有
Expected Results
想定される効果
安心して使える環境に
「何を入れてはいけないか」が明確になり、会社公認のツールとして堂々と使えるようになります。個人アカウントでの業務利用もなくせます。
ベテランにも活用が広がる
自分の業務を題材にした研修とテンプレート集で、普段AIを使わない社員も日常業務で使い始めるきっかけになります。
書類作成の時間を短縮
日報や工事案内の下書きをAIに任せることで書類作成の時間が短くなり、現場監督の帰社後の作業を減らせます。
支援のポイント
生成AIの導入で大切なのは、ツールよりも「安心して使えるルール」と「自分の仕事で使えるイメージ」です。現場の書類を題材にすることで、ベテランの方にも使っていただきやすくなります。
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