物件紹介文と問い合わせへの返信を、生成AIで下書きして時間を短縮
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
物件紹介文の作成時間
現状
1件40分
想定
1件10分
問い合わせへの返信
現状
翌日になることも
想定
当日中
業務でAIを使う社員
現状
3人（個人で）
想定
全員
Background
想定する状況
L社は名古屋市内で賃貸の仲介・管理と、中古住宅の売買を行う不動産会社です。管理物件は約600戸あり、空室が出るたびに不動産ポータルサイトへ物件を掲載しています。
1件ごとに物件の特徴をまとめた紹介文を書くのに時間がかかり、営業担当者は夜に事務作業をしていました。ポータルサイトからの問い合わせも多く、返信が遅れると他社に決まってしまうため、早く丁寧に返すことが課題です。一部の社員は個人のアカウントでChatGPTを使い始めていましたが、会社としてのルールはありません。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
紹介文づくりに時間がかかる
物件ごとに設備や周辺環境をまとめて文章にするのに1件40分ほどかかり、掲載が遅れることがあります。
Issue 2
問い合わせへの返信が遅れる
内見の希望や条件の質問への返信を一件ずつ書いているため、忙しい時期は返信が翌日になってしまいます。
Issue 3
個人の判断でAIが使われている
お客様の名前や物件の住所を入力してよいかなどのルールがなく、情報の扱いに不安があります。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
社内ルールとツールの準備
安心して使えるよう、ルールと会社のアカウントを先に整えます。
- 入力してよい情報・いけない情報をまとめた利用ルールを作成
- 会社として使う生成AIのアカウントを用意
- 物件紹介文の「良い例」を社内から集めて整理
- 2
2ヶ月目
業務に合わせたひな形づくりと研修
紹介文と返信の下書きを、決まった手順でつくれるようにします。
- 物件の情報を貼るだけで紹介文の下書きができるプロンプトを作成
- よくある問い合わせ10種類の返信ひな形を作成
- 全社員向けの研修と、使い方の相談会を実施
- 3
3ヶ月目〜
定着と改善
使ってみた結果をもとに、ひな形を磨きます。
- うまくいった使い方を社内で共有
- 表現のチェックポイント（誇大な表現を避けるなど）を追加
- 効果を測り、使う業務を広げる
Expected Results
想定される効果
物件をすぐに掲載できる
紹介文の下書きがすぐにでき、担当者は事実の確認と仕上げに集中できます。空室の掲載までの時間が短くなります。
問い合わせに早く返信できる
返信の下書きをひな形からつくれるため、忙しい時期でもその日のうちに丁寧な返信ができます。
安心してAIを使える
会社のルールとアカウントが整い、お客様の情報を守りながら全員がAIを使えるようになります。
支援のポイント
生成AIの文章は、そのまま使わず「下書き」として扱うのがコツです。不動産の広告には表現のルールもあるため、最後に人が事実と表現を確かめる手順を必ず入れます。
その他のモデルケース
一覧を見る社内ルールを整えてChatGPTを全社導入、書類作成の時間を短縮
建設業D社 / 従業員60名
生成AIベテラン社員への問い合わせが集中。社内マニュアルをAIで検索できる仕組みを構築
専門商社 E社 / 従業員45名
生成AI海外からの問い合わせと館内の案内を、生成AIで多言語に対応
旅館M / スタッフ25名
