Excelの手集計をやめ、Power BIで売上をリアルタイムに可視化
販売管理システムからデータを書き出し、Excelで集計していた月次報告を自動化するケース。指標の定義づくりから始め、営業所別・得意先別の売上を役員がいつでも確認できるダッシュボードを構築します。
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
月次集計の工数
現状
約3日
想定
30分
数字を確認できる頻度
現状
月1回
想定
毎日
会議資料の完成
現状
月の中旬
想定
月初1日目
Background
想定する状況
B社は東海エリアに3つの営業所を持つ業務用資材の卸売会社です。売上の管理には長年使っている販売管理システムがありますが、経営会議の資料は経理担当者が毎月データを書き出し、Excelで手作業でつくっています。
月初の3営業日ほどを集計に使い、資料が完成するころには数字がすでに古くなっている。さらに営業所ごとに集計方法が微妙に違い、会議で「どの数字が正しいのか」という話から始まることもあります。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
月次集計に毎月3日
販売管理システムからCSVを書き出し、複数のExcelを手作業でつなぎ合わせているため、担当者の負担が大きく、ミスも起きやすい状態です。
Issue 2
営業所ごとに数字が合わない
返品や値引きの扱い、売上を計上するタイミングが営業所ごとに異なり、全社の数字と営業所の数字が一致しません。
Issue 3
会議で使う数字が古い
資料ができるのが月の半ばになることもあり、手を打つべきタイミングを逃しています。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
指標の定義を揃える
ツールを触る前に、役員と各営業所長にヒアリングして「何をどう数えるか」を決めます。
- 経営会議で使っている資料と指標を洗い出し
- 売上・粗利・得意先数などの定義書を作成
- 返品・値引きの扱いを全社で統一
- 2
2ヶ月目
データを自動で集める
手作業の書き出しをなくし、毎朝最新のデータが揃う仕組みをつくります。
- 販売管理システムのデータを毎朝自動で取り込み
- 得意先・商品のマスタを整理し、表記ゆれを解消
- 過去のデータを移行し、前年比較を可能に
- 3
3ヶ月目
ダッシュボードの構築と定着
役員向けと営業所向けの2種類をつくり、実際の会議で使いながら改善します。
- 役員向け：全社の売上・粗利・前年比を1画面に
- 営業所向け：得意先別・担当者別の実績と推移
- 経理・営業所長向けの操作研修
Expected Results
想定される効果
集計作業がほぼ不要に
毎朝データが自動で更新されるため、月次資料づくりは確認作業だけになります。担当者は空いた時間を、得意先ごとの粗利分析などに使えます。
全社で同じ数字を見られる
定義を揃えることで、会議で数字の正しさを確認する時間がなくなり、「次に何をするか」の議論に時間を使えます。
週次で手を打てる
月次でしか見られなかった数字を週次の営業会議でも確認でき、落ち込みの早い得意先へすぐにフォローできます。
支援のポイント
BIの導入でつまずく原因の多くは、ツールではなく「数字の定義が揃っていないこと」です。最初の1ヶ月をそこに使うことで、完成後すぐに会議で使えるダッシュボードになります。
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