Excel集計に毎月3日。バラバラだった売上・生産データを経営ダッシュボードに統合
営業・製造・経理がそれぞれExcelで管理しているデータを一元化するケース。Power BIによる経営ダッシュボードを構築し、月次報告の自動化と製品別収益の可視化を目指します。
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
月次レポート作成
現状
3営業日
想定
約2時間
売上・利益の把握
現状
翌月10日頃
想定
翌営業日
製品別利益率の確認
現状
集計不可
想定
いつでも確認可能
Background
想定する状況
C社は愛知県小牧市で自動車関連部品を製造する、従業員約60名のメーカーです。受注情報は販売管理システム、製造実績は生産管理システム、原価情報はExcelと、部門ごとに異なる方法でデータを管理しています。
毎月の経営会議では、経理担当者が複数のシステムからCSVを出力し、Excelで集計して報告資料を作成。資料が完成するのは翌月10日頃で、経営状況の把握にタイムラグが生じています。
社長の関心は「売上だけでなく、どの製品が利益を生んでいるのかを知りたい」という点にあります。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
データが部門ごとに分散
販売管理・生産管理・原価管理のデータが別々に存在し、製品別の売上や利益を把握するには手作業での突合が必要です。
Issue 2
集計業務が特定社員に集中
複雑なExcelマクロや関数を理解している社員が限られており、担当者が休むと月次資料の作成が止まります。
Issue 3
経営判断に必要な情報が遅い
売上目標に対する進捗や製品別の収益性をリアルタイムに把握できず、問題が明らかになるのは翌月の経営会議です。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
データの棚卸しとKPI設計
経営者と各部門の担当者にヒアリングを実施し、データの所在と経営判断に必要な指標を整理します。
- 販売管理・生産管理・Excelのデータ構造を調査
- 売上高・粗利益率・製品別収益などのKPIを定義
- 製品コードや部門コードの不整合を整理
- 2
2ヶ月目
データ統合とダッシュボード構築
Power BIを活用し、部門ごとのデータを横断的に確認できる仕組みを構築します。
- CSV・Excelデータの自動取り込みを設定
- 売上・粗利益・製品別収益の可視化
- 経営者向け・部門管理者向けの画面を作成
- 3
3ヶ月目〜
運用定着と改善支援
現場の担当者が自分で数字を確認し、業務改善に活用できる状態を目指します。
- ダッシュボードの操作研修を実施
- 月次報告資料の作成手順を標準化
- 月1回の振り返りでKPIを継続的に見直し
Expected Results
想定される効果
月次集計にかかる作業時間を大幅に短縮
3営業日かかっていた報告資料の作成が数時間程度になり、担当者が分析や改善提案に時間を使えるようになります。
利益を生む製品が見える
製品別の売上と利益率を同じ画面で確認でき、価格改定や生産計画の検討に活用できます。
経営会議が「報告」から「意思決定」の場へ
数字の確認に費やしていた時間が減り、課題への対応策や次の施策について議論できるようになります。
支援のポイント
ダッシュボードを作る前に、何を判断するための数字なのかを整理することを重視します。既存システムをすべて入れ替えることなく、今あるデータを生かすことで、現場の負担を抑えながらデータ活用を進められます。
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