IT担当者の退職をきっかけに、PC・アカウント管理を一から整備
兼任のIT担当者が退職し、PCやアカウントの状況が誰にも分からなくなったケース。棚卸しと台帳整備から始め、入退社の手順づくり、ヘルプデスクの開設までを代行し、社内のIT窓口を一本化します。
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
社長のIT対応時間
現状
月15時間
想定
ほぼ0
SaaS・ライセンス費用
現状
月9.8万円
想定
月6.6万円
新入社員のPC準備
現状
約3日
想定
当日
Background
想定する状況
A社は江南市で70年以上続く繊維製品のメーカーです。事務所と工場をあわせて35名が働き、PCは事務・営業・生産管理で約30台を使っています。
これまでは総務の社員がITを兼任していましたが、その方が退職。引き継ぎ資料はなく、Wi-Fiのパスワードや複合機の設定、どのSaaSを誰が契約しているのかを把握している人がいなくなりました。トラブルが起きるたびに社長自らが調べて対応しており、「このままでは本業が回らない」という状況です。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
IT環境がブラックボックス化
PC・ネットワーク機器・複合機の設定内容や管理者パスワードが前任者の頭の中にしかなく、障害が起きても原因を追えない状態です。
Issue 2
退職者アカウントが放置
過去の退職者のメールアカウントやSaaSのログインがそのまま残っており、情報漏えいのリスクに加えて、使っていないライセンス費用も払い続けています。
Issue 3
社長がIT対応に追われる
「プリンターが動かない」「メールが届かない」といった問い合わせがすべて社長に集まり、月に15時間ほどをIT対応に費やしています。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
現状の棚卸し
事務所と工場を訪問し、すべてのPC・機器・アカウントを洗い出します。
- PC・ルーター・複合機などの機器を調査
- SaaSの契約と利用者を請求書から逆引き
- 管理者パスワードを回収し、パスワード管理を一元化
- 2
2ヶ月目
台帳と手順の整備
調べた内容を誰でも読める形に残し、属人化しない仕組みをつくります。
- IT資産・アカウント管理台帳を作成
- 入社・退職時のアカウント発行／停止チェックリストを作成
- 退職者アカウントを停止し、不要な契約を解約
- 3
3ヶ月目〜
ヘルプデスクの運用開始
社内の問い合わせ先をArcleに一本化し、日々の困りごとに対応します。
- チャットで受け付けるヘルプデスク窓口を開設
- PCの一括管理ツールを導入し、更新状況を可視化
- 月1回の訪問点検と、四半期ごとの改善提案
Expected Results
想定される効果
IT環境を「誰でも分かる」状態に
機器とアカウントが台帳で一覧になり、新入社員が入ってもすぐにPCを渡せるようになります。
不要なコストとリスクを削減
使われていないSaaSやライセンスを整理することで、毎月のコストを抑えられます。退職者アカウントの放置もなくなります。
社長が本業に専念できる
問い合わせはArcleのヘルプデスクが受けるため、社長がIT対応に時間を取られることがほぼなくなります。
支援のポイント
最初の1ヶ月は「何があるかを知る」ことに集中します。台帳さえあれば、仮に担当が変わっても困らない状態をつくれます。その後はPCの更新計画づくりやバックアップの見直しへと支援を広げていきます。
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