Microsoft 365への移行とバックアップ整備で、ランサムウェアに備える
事務所内のファイルサーバーと個別のメールソフトで運用している環境を、Microsoft 365へ移行するケース。多要素認証や自動バックアップなど、お客様の情報を守るためのセキュリティ対策を確定申告の繁忙期前に整えます。
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
バックアップ
現状
不定期・手動
想定
毎日自動
多要素認証の設定率
現状
0%
想定
100%
ファイルサーバー
現状
8年使用
想定
廃止
Background
想定する状況
G事務所は稲沢市の会計事務所で、中小企業や個人事業主のお客様の税務・会計を担当しています。お客様の決算書や個人情報を扱うため、情報の管理には以前から気を配っています。
しかし、事務所内のファイルサーバーは導入から8年が経ち、ディスクの警告が出始めています。バックアップは職員が思い出したときに外付けHDDへコピーするだけ。同業の事務所がランサムウェアの被害に遭ったと聞き、「うちが同じ目に遭ったら事業が続けられない」と危機感を持っている状況です。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
ファイルサーバーの故障リスク
8年使い続けたサーバーにディスクの警告が出ており、故障すればお客様の資料をすべて失う可能性があります。
Issue 2
ランサムウェアへの備えがない
バックアップは不定期で、しかも事務所内の外付けHDDだけ。ランサムウェアに感染すれば、バックアップごと暗号化される恐れがあります。
Issue 3
事務所の外で仕事ができない
ファイルが事務所のサーバーにしかなく、繁忙期の在宅勤務やお客様先での作業ができません。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
現状調査と移行計画
繁忙期に影響が出ないよう、業務の予定に合わせて計画を立てます。
- ファイルサーバーのデータを調査・整理
- お客様ごとのフォルダ構成とアクセス権限を設計
- 確定申告期の前に完了するスケジュールを策定
- 2
2ヶ月目
Microsoft 365への移行
業務を止めないよう、週末を使って段階的に移行します。
- メールをMicrosoft 365へ移行
- ファイルをSharePointへ移行し、担当者ごとに権限を設定
- 全職員に多要素認証を設定
- 3
3ヶ月目
セキュリティ対策と研修
仕組みと人の両面から、被害を防ぐ体制をつくります。
- クラウド上のデータを毎日自動で外部にバックアップ
- PCにウイルス対策と暗号化を設定
- 全職員向けに不審メールの見分け方の勉強会を実施
Expected Results
想定される効果
万一のときも復旧できる体制に
データを毎日自動でバックアップし、過去の状態に戻せるようにすることで、故障やランサムウェアの被害に遭っても業務を続けられます。
繁忙期の在宅勤務が可能に
事務所の外からも安全にファイルを扱えるようになり、確定申告の時期にも柔軟な働き方を取り入れられます。
サーバーの保守から解放
ファイルサーバーを廃止することで、保守費用や機器の更新を考える必要がなくなります。
支援のポイント
会計事務所は、お客様の大切な情報を預かる仕事です。移行と同時に「データが消えても戻せる」「怪しいメールに気づける」という備えを重視し、繁忙期の前に終えられるよう計画します。
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