3拠点の介護事業所で、タブレットとWi-Fiの管理をまとめて引き受け
これは、よくあるご相談をもとに作成した架空のモデルケースです。企業名・数値は説明のためのもので、実在の企業や実績ではありません。
兼任職員のIT対応時間
現状
月20時間
想定
月2時間
端末トラブルの連絡
現状
週10件ほど
想定
週2件ほど
紛失時の遠隔ロック
現状
できない
想定
数分で可能
Background
想定する状況
H社は一宮市でデイサービス2か所と訪問介護の事業所を運営しています。介護記録は数年前からタブレットで入力しており、端末は職員用と送迎車用をあわせて約40台あります。
ITに詳しい職員が1人で端末の設定やトラブル対応を担ってきましたが、本来は現場のサービス提供責任者です。「記録ソフトが開かない」「Wi-Fiがつながらない」という連絡が毎日のように入り、利用者さんへの対応に影響が出始めていました。
Challenges
導入前の課題
Issue 1
端末ごとに設定がばらばら
購入時期によって設定やアプリのバージョンが異なり、同じ不具合でも端末ごとに原因が違うため、対応に時間がかかっています。
Issue 2
拠点のWi-Fiが不安定
家庭用のルーターを増設しながら使ってきたため、記録を入力する時間帯につながりにくくなり、入力のやり直しが発生しています。
Issue 3
端末をなくしたときの備えがない
利用者さんの個人情報を扱う端末なのに、紛失したときに遠隔でロックしたりデータを消したりする手段がありません。
Approach
Arcleの支援内容
- 1
1ヶ月目
現状調査と端末管理の導入
3拠点を訪問し、端末とネットワークの状況を調べたうえで、端末を一括管理できるようにします。
- 全端末の型番・OS・アプリのバージョンを一覧に
- 端末管理ツールを導入し、設定とアプリを統一
- 紛失時に遠隔でロック・初期化できるよう設定
- 2
2ヶ月目
Wi-Fiの整備とルールづくり
記録を入力する場所でつながるよう、業務用の機器で拠点のネットワークを組み直します。
- 電波の届き方を測り、業務用のアクセスポイントに入れ替え
- 職員用と来客用のWi-Fiを分離
- 端末の持ち出し・紛失時の連絡ルールを作成
- 3
3ヶ月目〜
ヘルプデスクの運用
現場の職員から直接、チャットで困りごとを受け付けます。
- LINE WORKSで受け付けるヘルプデスクを開設
- 月1回の拠点巡回と端末の点検
- 新しい職員向けのタブレット操作の手引きを作成
Expected Results
想定される効果
現場の職員がケアに集中できる
IT担当を兼ねていた職員の負担がなくなり、本来の業務に戻れます。困りごとはヘルプデスクがすぐに受け付けます。
記録の入力がスムーズに
端末の設定がそろい、Wi-Fiも安定することで、記録の入力のやり直しや待ち時間が減ります。
個人情報を守る備えができる
端末をなくしても遠隔でロックできるようになり、紛失時の対応手順も職員全員で共有できます。
支援のポイント
介護の現場では、職員の方がITに時間を取られることが利用者さんへの対応に直結します。まずは端末の設定をそろえることで、トラブルの多くは減らせます。
その他のモデルケース
一覧を見るIT担当者の退職をきっかけに、PC・アカウント管理を一から整備
繊維業A社 / 従業員35名
情シス代行Microsoft 365への移行とバックアップ整備で、ランサムウェアに備える
会計事務所G / 職員20名
情シス代行取引先から届いたセキュリティのチェックシートに、対策と回答を一緒に準備
自動車部品メーカーI社 / 従業員90名
