生成AIで議事録を作る手順と注意点

会議のあとに録音を聞き直し、発言をまとめて議事録に仕上げる作業は、思った以上に時間がかかります。生成AIを使えば、文字起こしから要点の整理までの下書きを短い時間で作れます。ただし、録音のしかたや指示の出し方、情報の扱いを決めずに始めると、使えない下書きができたり、社外に出してはいけない情報を入力してしまったりします。この記事では、生成AIで議事録を作るための準備から確認、社内での定着までを順に整理します。

1. 生成AIに任せられること、人が担うこと

議事録づくりは、大きく「記録する」「まとめる」「確認して共有する」の三つに分かれます。生成AIが得意なのは、長い文字起こしから議題ごとの要点、決定事項、宿題を抜き出して、決まった形に整える部分です。話し言葉の言い直しや脱線を取り除き、読みやすい文章にするのも任せられます。

一方で、何が決まったのかを最終的に判断するのは人です。会議では「その方向で」「いったん持ち帰り」のようなあいまいな言い方がよく出ます。生成AIは、こうした発言を決定事項として書いてしまうことがあります。数字や日付、担当者の名前も、録音の聞き取りに誤りがあればそのまま残ります。生成AIは下書きを作る道具と考え、確認と共有は人が担う前提で進めましょう。

2. 議事録を作る三つの方法を比べる

生成AIで議事録を作る方法は、会議の形によって選びます。オンライン会議と対面の会議、社内だけの会議と社外の方が入る会議では、使える道具や気をつける点が変わります。

すでにWeb会議ツールを使っている会社なら、まずはそのツールの文字起こし機能を確かめるのが近道です。使える機能は契約しているプランによって違うため、最新の対応状況は各サービスの公式サイトで確認してください。新しいツールを入れる前に、今ある道具で一度試してみると、自社に必要なものが見えてきます。

3. 生成AIで議事録を作る手順

手順1：会議の前に、録音と議事録づくりを伝える

会議の案内や冒頭で、録音して議事録づくりに使うことを伝え、参加者の了承を得ます。社外の方が参加する会議では、事前に案内しておくと当日の確認がスムーズです。あわせて、会議名、日時、参加者、議題を一枚にまとめておきます。社名や製品名、専門用語の一覧も用意しておくと、あとで要約を頼むときに役立ちます。

手順2：聞き取りやすく録音する

文字起こしの精度は、録音の質で大きく変わります。対面の会議では、録音機器を机の中央に置き、空調や換気扇から離します。発言するときに名前を名乗る、同時に話さない、資料を指して「これ」と言わずに項目名を読み上げる、といった小さな工夫で、あとの確認がずっと楽になります。オンライン会議では、マイク付きのイヤホンを使ってもらうと雑音を減らせます。

手順3：文字起こしを用意する

Web会議ツールの文字起こし機能か、会社で利用を認めた文字起こしの仕組みを使って、録音をテキストにします。この段階では誤変換が残っていてもかまいません。ただし、明らかに聞き取れていない区間がある場合は、その時間帯をメモしておきます。あとで生成AIの下書きを確認するときに、録音を聞き直す場所を絞れます。

手順4：形式を決めて要約を頼む

生成AIへの指示は、毎回考えずに使い回せる形にしておきます。会議の情報、出力してほしい形式、守ってほしいことの三つを書き、最後に文字起こしを貼り付けます。「文字起こしにない内容は書かない」「分からない箇所は【要確認】と書く」と明記すると、生成AIがもっともらしい内容で穴を埋めるのを防ぎやすくなります。

次の会議の文字起こしから、議事録を作ってください。

# 会議の情報
・会議名：営業定例
・日時：2026年10月28日 10:00〜11:00
・参加者：山田（営業部長）、佐藤、鈴木
・固有名詞：〇〇工業、△△システム

# 出力の形式
1. 議題ごとの要点（3行以内）
2. 決定事項
3. 宿題（担当者・期限）
4. 次回までに確認が必要なこと

# 守ってほしいこと
・文字起こしにない内容は書かない
・数字、日付、担当者は文字起こしのとおりに書く
・聞き取れない箇所や判断できない箇所は【要確認】と書く

# 文字起こし
（ここに貼り付け）

長い会議では、文字起こしを議題ごとに分けて渡すと、要点の抜け漏れが減ります。出てきた下書きに足りない項目があれば、「〇〇の件について、決定事項と宿題を追加で抜き出してください」のように、項目を指定して聞き直しましょう。

手順5：人が確認して共有する

下書きができたら、会議の進行役か記録係が内容を確認します。特に決定事項と宿題は、参加者の認識と合っているかが大切です。確認が終わったら、決めた保存場所に置き、参加者に共有します。共有の期限は「会議の翌営業日まで」など社内で決めておくと、記憶が新しいうちに認識のずれを直せます。

4. 情報漏えいを防ぐために決めておくこと

会議の内容には、取引条件、人事の話、まだ公表していない計画など、社外に出せない情報が含まれます。議事録づくりに生成AIを使う前に、次の点を社内で決めておきましょう。

• 使ってよいツールとアカウント：会社で契約したものに限り、個人のアカウントや無料版は使わない、といった線引きをします。
• 入力した内容の扱い：サービスの利用規約や設定で、入力した内容がAIの学習に使われるかどうか、どこに保存されるかを確認します。
• 入力してはいけない会議：人事評価や個人の健康に関する話など、生成AIに入力しない会議の種類を決めます。
• 録音データの保存と削除：保存場所、閲覧できる人、議事録が確定したあとの削除のタイミングを決めます。
• 社外の方が参加する会議：相手方の了承を得ること、相手方の情報をどう扱うかを確認します。

生成AIの社内ルール全体の作り方は、ChatGPT導入前に作るべき社内ルールで詳しく紹介しています。議事録づくりは、こうしたルールを試す最初の業務としても取り組みやすいテーマです。

5. AIの議事録で間違えやすい箇所を確認する

生成AIが作る議事録は、文章が整っているぶん、誤りに気づきにくいことがあります。確認する人が毎回同じ観点で見られるよう、チェックリストにしておきましょう。

確認で見つかった誤りは、次回の指示文に反映します。たとえば、毎回同じ製品名を誤変換するなら固有名詞の一覧に加え、決定事項と検討中の区別があいまいなら「決定事項には、会議で合意したと明言された内容だけを書く」と指示を足します。指示文を少しずつ育てることで、確認の手間が減っていきます。

6. 社内で定着させるコツ

議事録づくりを生成AIに置き換えるときは、全部の会議で一度に始めないことが大切です。毎週の定例会議のように、参加者も議題の形も決まっている会議から試すと、指示文や確認の手順を整えやすくなります。

1. 議事録の形式をそろえる：議題ごとの要点、決定事項、宿題、次回の確認事項など、社内で使う形式を一つ決めます。指示文もこの形式に合わせます。
2. 担当と期限を決める：録音する人、生成AIで下書きを作る人、確認する人、共有の期限を決めます。担当があいまいだと、下書きのまま放置されがちです。
3. 保存場所を一つにする：確定した議事録の置き場所と、ファイル名の付け方を決めます。あとから探せることが、議事録を残す意味につながります。
4. 一か月後に振り返る：作業時間がどう変わったか、確認で見つかった誤りは何かを振り返り、指示文と手順を見直します。うまくいけば、対象の会議を広げます。

使い方を社内に広げる段階では、担当者が一人で抱えないようにしましょう。指示文と確認の手順を共有フォルダに置き、誰でも同じ手順で議事録を作れる状態にしておくと、担当者が休んだときや異動したときも困りません。

まとめ：下書きはAI、判断と確認は人

生成AIを使うと、議事録づくりのうち、文字起こしの整理と要点の抜き出しにかかる時間を減らせます。効果を出すには、聞き取りやすい録音、使い回せる指示文、決まった観点での確認の三つをそろえることが大切です。あわせて、使ってよいツールや入力してはいけない情報を先に決めておきましょう。まずは社内の定例会議を一つ選び、今ある道具で試すところから始めてみてください。

この記事を書いた人：栗原 勇太（Arcle代表）
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